物業管理資訊：物業客服“六字訣” 業主投訴巧處理
業主都是有思想的，有思想就會有理解和處事的差異，在服務客戶的過程中，不可能聽到的全是贊美聲，遇到投訴在所難免。????那么，作為一個出色的服務人員，應如何巧妙的應對業主的投訴呢？????總結：解決業主投訴的六個“字”：聽、同、問、辦、議、謝?????聽????基本技巧????（1）不回避不拒絕業戶的投訴???（2）面帶微笑、直視業戶的眼睛（若是電話中，放下手頭的事情，安靜的聽）???（3）保持平靜
發布時間：
2019-02-28
關鍵詞：
物業,業戶,投訴,業主,問題,客服,處理,解決,談判,必須
業主都是有思想的，有思想就會有理解和處事的差異，在服務客戶的過程中，不可能聽到的全是贊美聲，遇到投訴在所難免。
那么，作為一個出色的服務人員，應如何巧妙的應對業主的投訴呢？
總結：解決業主投訴的六個“字”：聽、同、問、辦、議、謝
聽
基本技巧
（1）不回避不拒絕業戶的投訴
（2）面帶微笑、直視業戶的眼睛（若是電話中，放下手頭的事情，安靜的聽）
（3）保持平靜的心情默默聆聽
（4）任業戶盡情發泄情緒，不打斷業戶的陳述
（5）認真仔細地聽，不遺漏細節，總結投訴的核心
（6）不討論不爭執
必須避免的做法
（1）情緒抵觸，面色難看
（2）不耐煩，心不在焉
（3）同業戶爭執、激烈討論，情緒激動
（4）挑剔業戶的態度不好，說話陰陽怪氣
（5）直接回絕業戶或中途做其他事情、聽電話等
（6）為自己辯護
業戶在提出抱怨的時候一定會加入自己的感情。不會那么理智時，就會隨時可能說出某些不理智或粗暴的話來。
所以，客服不要跟投訴的業主辯是非、講道理。有些業主投訴，只是想發泄一下心中的不滿情緒，使自己的心理上得到一種平衡。
所以客服的“耐心聆聽”尤為重要，傾聽會讓你了解業主的真正意圖，傾聽才能了解業主的個性特點，才能找到正確解決投訴問題的方法。
同
基本技巧
（1）認同業戶的投訴
（2）善用親和的語氣去勸慰對方，穩定業戶較激動的情緒
（3）站在業戶的立場為對方設想
（4）對業戶的行為表示理解
（5）虛心接受投訴
（6）主動做好投訴細節的記錄
必須避免的做法
（1）批駁業戶的投訴
（2）不做記錄，任由事態發展
（3）表明不能幫助業戶
（4）有不尊重業主的言語行為
（5）極力狡辯，激化矛盾
（6）面露不耐煩或譏諷和挖苦表情
對業戶的抱怨，首先要做到理解和認同，“虛心接受”業戶的投訴，有則改之，無則勉之，只有站在業戶的角度想問題，才能解決矛盾，才能想出辦法消除這些抱怨。任何辯解和排斥抵觸對于解決業戶的投訴都是不利的。
問
基本技巧
（1）多問幾個為什么
（2）即便有答案了，也需要業戶肯定。比如問：“您說呢？”
（3）重復業戶所說的重點，確認是否理解業戶的意思和目的
（4）了解投訴的重點所在，問題圍繞重點
（5）邊想邊問，邊聽邊問
（6）問的問題實際上已經包括了答案
必須避免的做法
（1）問題東拉西扯，沒有主題
（2）同一問題重復次數太多
（3）問題莫名其妙、嘩眾取寵
（4）光自己問，不允許業戶問
（5）中途將問題移交給別人處理
（6）問題牽涉業戶隱私
面對投訴，客服往往處于被動地位，為了變被動為主動，很科學地解決業戶投訴的問題，客服需要理解業戶投訴的動機和投訴的問題實質，提問之前，客服需要仔細思考，而不是應急反應地隨意提問，客服的問題要以解決業戶投訴的問題為目的。
辦
基本技巧
（1）具體問題具體分析，按實際情況科學解決投訴
（2）避免被業戶抱怨左右，就事論事，耐心地解釋，援引公司的政策制度和國家法律法規進行處理
（3）處理投訴要公平合理
（4）對于確實屬于客服失誤的，早處理
（5）暫時無法處理的，可將事情詳細記錄，留下業主的聯系電話，并承諾盡快答復（承諾的事情必須辦到）
必須避免的做法
（1）光說不練
（2）一味地滿足業戶要求，給予不合理的承諾
（3）將問題推給他人處理
（4）沒有處理權限，又不匯報，引起業戶不滿
（5）猶豫不決、馬馬虎虎地處理
實際解決投訴問題是最關鍵的一步，只有有效地妥善解決了業戶的問題，才算完成了對這次投訴的處理。
議
基本技巧
（1）知己知彼，掌握談判主動權
（2）談判當中應先小人，后君子
（3）讓業戶先提出的解決方案，然后談判
（4）對業戶的情緒引導也要求準確、生動、富有感染力的表達能力
（5）表明有足夠的權力解決問題
（6）迅速執行業主同意的解決方法
必須避免的做法
（1）一味地退讓，全盤接受業主的方案
（2）堅守“業主總是對的”原則
（3）不了解業主真正的需求就進行談判
（4）失去自己的立場
（5）固持己見
（6）沒有將此事追蹤到底
和客戶談判這是整個投訴過程的核心階段。
在談判時客服有義務維護公司的利益，要了解手中可用的牌，要具備豐富的知識，掌握心理學，牢牢掌握談判的主動權，要顯示出誠意和信心，并表明你有足夠的權力解決問題。
談判的依據是法律和道理，先小人，后君子。絕不一味地退讓，要維護自己的立場，也要保證業主滿意。
謝
基本技巧
（1）真情實意，不做作，不虛假
（2）感謝業主的批評
（3）誠心誠意地道歉
（4）將心比心，語氣平和
（5）表示今后一定改進工作
必須避免的做法
（1）簡單化地感謝業主
（2）喋喋不休地感謝
（3）不情愿地道歉
（4）一邊道歉，一邊抱怨
（5）對不滿意的業主表現出不在乎或討厭的態度
（6）光感謝，不解決實際問題
不論責任是否在于自己，客服都應該誠心誠意地向業主道歉，并對業主提出的問題表示感謝，努力讓業主感覺受到重視。感謝時，態度要真誠；對投訴問題不敷衍，不拖延；解決問題時，一定要讓業主感到的誠意。
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